管委會財務委員

房產新聞

你知道「管委會」是什麼嗎？有鑑於現在都市的區域發展迅速，居住區漸漸變成以住宅大樓為主，而管委會也一樣為了維護秩序及方便管理，需要一個專門的組織去負責社區日常瑣事，由區分所有權人推舉出管理委員會來處理社區事務。

「管委會」是什麼？

管委會的全稱為「 管理委員會 」，簡單來說是指一個受人委託而存在的組織，並具有明確的運作目標：代表所有權人管理其財產。然而根據現行的法律規定，管委會的組成最少基本要 3 名管理委員，最多則沒有人數上的限制，其中組織必須包含要有一名主任委員、一名財務委員以及一名監察委員，其餘職位可以依照社區實際上的需求自行增設調整，比如活動委員、安全委員、機電委員等等。

社區管委會要做什麼？

也有些社區會全權委外交給物業公司來接手管理經營社區，但如此一來等於把社區主導權全權轉交給外人管理，將會因此削弱降低社區的自主權了。

管委會主要角色分工：

根據社區不同規模跟需求，會設置不同功能的委員，會議採取共識決議制，產生決策後主委再代表社區決議事項，尋找決定適合的廠商溝通簽約並規範合作事宜，搭配其他委員團隊協助監督執行，管委會最常見委員的配置如下：

如果社區有管委會，有哪些好處？

成立管委會有好處多多，包含了強化社區整體安全性、提升社區附加價值，執行社區事務規範落實法制化，避免糾紛產生，也能讓社區財務運作順暢更透明！

社區是如何運作？運作的５大流程一次看！

管委會常見的２大NG行為：

• 消極態度面對公共空間修繕問題

一般來說社區公共空間常見的問題，包含電梯維護、磁磚剝落、頂樓漏水等情形，有些比較消極態度的管委會等公設明顯損壞才會修繕。

• 管委會管太細太寬有越權或權限膨漲之嫌

有些管委會不僅規範限制住戶裝潢、寵物飼養、停車規定，甚至有些更強硬的管委會更會祭出罰款等對應手段！但如果管委有過度擴大自身權限力，有鑒於管委會的法源基礎本於公寓大廈管理條例而設之規約，因此在管理的尺度拿捏上還是要考量區分所有權人開會決議的規約也不能逾越其權利限制。

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數字要掌握–如何管理社區財務

陳文智老師主講；崔媽媽基金會編輯整理

一、流程制度要簡單明瞭

由於管理委員、住戶不必然是財務的專業人士，且社區事務基本上也不是太複雜，因此只要住戶能夠透過財務制度，瞭解到社區公共事務是否有確實執行、帳戶收支是否合理，及社區現有財務明細等資訊，便是合宜且容易被沿用的好設計。

二、社區財務要公開透明

只要是公共事務，「公開」是獲得支持與信任的不二法門，尤其是住戶普遍最關注的財務議題。並且，財務公開也是《公寓大廈管理條例》對管理委員會或管理負責人要求的重要義務。

三、財務運用要有計畫

透過年度財務預算的擬定，可以清楚掌握社區預計收支情形，並依此規劃出實際可執行的社區年度計畫，便能夠讓公眾的每一分錢花在刀口上。

四、管理監督要分層授權

如《公寓大廈管理條例》對於區分所有權人會議授權管理委員會可自行決定額度的精神，社區財務透過分層授權，才可保持靈活運用的彈性，而有授權就必須要有監督，如此才能有效掌握社區財務狀況。

常見社區財務科目

基本上，社區財務建構的基本原則就是「簡單明瞭」，加上社區管理是公共事務，共通性強，因此我們建議在財務科目的編列上，不要太多、太細。依據社區常發生之收入支出項目，整理如下：

§收入科目

管理費收入：每月或隔月定期收取之費用，作為支付日常公共水電費、管理服務費等支出用。

車位費收入：公用停車空間出租之租金收益。

利息收入：活期、定期存款之利息收益。

§支出科目

管理服務費：包括委託管理公司的費用，或自聘服務人員的薪資、加班費、年節獎金、勞健保、意外保險等費用。

公共電費：維持公共區域、公共設備正常運作之電費支出。

公共水費：維持公共區域、公共設備正常運作之水費支出。

公共電話費：管理人員公務電話費用。

行政庶務費：如文具紙張、影印、書報雜誌、郵電等費用。

電梯保養費：維持昇降機正常運作之定期保養費用，平均每月保養一次。

污（廢）水設備保養：維持化糞池、污水水道暢通之定期清理保養費用，平均每年進行一次。

弱電保養：如監視器、門鈴…等設備的保養。

發電機保養：維持發電機正常運作之例行檢測保養費用，平均每月檢測保養一次。

園藝保養：社區公共綠地之栽種、修剪維護費用，平均每月維護1～2次。

消防設備維護及申報：消防箱、消防幫浦等消安設備之例行檢修與定期查驗之申報費用，例行檢修工作平均每月進行1次，查驗申報則每年進行1次。

社區活動費：包括社區內外的活動舉辦、公關禮金等費用。

財務表單種類

依據表單的必要性，區分為「必備的」、「可有的」、「特殊的」三類，詳細說明如下表所示：

§必備的

社區資產清冊

零用金收支憑證

零用金收支明細表

收支月報表

管理費繳費通知

管理費繳交明細表

年度收支統計表

年度預決算表

§可有的

物品請購單

收支日報表

應付/應收報表

費用支出比較表

存摺收支明細表

§特殊的

資產負債表

損益表

社區財務的監督機制

社區財務所管理的範圍是住戶共同匯集而成的共有財產，因此除了被賦予職責必須進行監督審查工作的委員外，定期公告以讓全體住戶都能共同監督，才是更有效且能召公信的方法。一般來說，在社區規約或財務管理辦法中都會訂立有社區財務的監督規定，明訂管委會應製作與保管的財務報表種類，並加註財務公開的時機、項目及方式。在此僅就社區公開財務的動作做幾項提醒：

§平日勤看帳是監督的第一步

管理委員會的主任委員、財務委員、監察委員要能清楚地掌握社區財務，平日定期看帳是最有效的方法之一，因為平日固定查閱帳目，不僅能減少工作的堆積，也更能找出問題處。

§定期將財務報表公佈於社區公佈欄上

所謂的「定期」，以每月公佈乙次為佳，若無法每月公告，則也要訂出固定的週期，並且要公佈在容易讓住戶看到的公佈欄或社區網站上。另外，為養成住戶察看的習慣，我們建議可固定於每月的某一日公佈最新的財務報表，這樣不僅可減少住戶忽視訊息的機會，也可激勵管理服務人員需於固定的期限內整理好相關資料。

§報表格式要固定

如前面介紹財務表單時所提到的原則，公佈的財務報表不要設計的過於複雜，而且不要隨意改來改去，因為畢竟不是所有的住戶都是財務方面的專才，過度複雜或變動的報表，或許無法正確的傳達訊息。

§搭配外部監督機制

在經費允許的情況下，可請會計師來做查帳的工作，或是採取信託（全國律師提到的）的方式，透過這些外部的機制雖更能公開公正的進行監督，但主要還是以社區的需求為主，並不是每個社區都必須要做的。

社區財務如何開源節流

許多社區一旦面臨財務吃緊的困境，便會立即進行「節流」的動作，但如果只有在問題發生時才做「節流」的動作，急促間反而可能把社區裡重要的支出給犧牲掉，因此我們建議「開源」與「節流」的工作，應當從平日就做起。以下我們針對幾項「開源」、「節流」的具體作法，提供建議如下：

§在「開源」的部分

（1）辦理社區活動時，酌收費用；
（2）開放公共設施的租用，並酌收費用；
（3）以催繳、人情勸說或折扣的方式，提高管理費收取比例；
（4）落實資源回收工作，換取回收酬金；
（5）善加連結村里長、公部門及民意代表等外部補助資源，以爭取硬體設備或物品的獎助。

§在「節流」的部分

（1）詳細記錄與比較各項費用的支出額度；
（2）搭配年度預算，規劃切實可行的年度工作計畫；
（3）採購時積極比較各家價格；
（4）公共空間的水電耗費，積極落實「省電節能」的觀念；
（5）善用社區人才，組織志工共同維護公共環境，以降低部分管理維護成本；
（6）切實進行重大設備的維護保養工作，以減少日後耗費高成本解決突發狀況的機會；
（7）除非有立即的急迫性，否則盡量減少大幅建設的花費；
（8）連結社區周邊資源（如：學校、宗教團體），共同舉辦活動節省支出。

常見問題

Q：怎樣的人適合當財務委員？
A：基本上社區規約中都會針對財務委員等重要職務者規範有擔任標準，像是規定主任委員、監察委員、財務委員需由實際居住在社區裡的區分所有權人或其配偶或直系親屬擔任。但如果社區住戶多為承租戶，除了可由居住年資長且略具備會計作業知識的住戶來擔任外，另外若為求慎重，規約中也可明訂曾犯有詐欺、背信、侵佔或違反工商管理法令、虧空公款、破產等喪失債信者，不得擔任財務委員一職。

Q：財務委員日常要做的事情有哪些？
A：社區規約或財務管理辦法上，通常會明訂財務委員的職責與工作細節，大致上來說，財務委員的職責約有下列數項-
（1）平日定期審查帳務，核支各項經費；
（2）每月定期公佈財務收支明細；
（3）於管理委員會會議及區分所有權人會議上，公佈財務收支明細；
（4）監督各項設備、器材、物品的採購與財產登記；
（5）研擬各項費用的收繳方案；
（6）針對欠繳戶研擬追討對策。

Q：社區如何擬定年度財務計畫？
A：可遵守下列幾項原則來擬定適合個別社區特性的財務計畫-
（1）先列出「人事費」、「修繕費」、「庶務費」、「水電費」、「保養維護費」等各類維持社區基礎運作的必然花費項目。
（2）再列出「管理費收入」、「利息收入」等各種可掌握的社區例行收入項目。
（3）各科目的預算數字，若有往年資料可參考，則可依據前期結算數額來估算，若無前期資料可參考，則建議？？？。
（4）例行收入扣除掉例行支出，呈現有餘額的狀態，才能再構想其他社區的重大發展計劃。
（5）收入部分除要能支付例行支出項目外，最好還能預留部分轉入公共基金或其他基金的額度，為社區日後發展奠定基礎。

Q：如何訂定管理費的收取標準？
A：管理費的收取標準是許多社區爭執的根源，其實只要落實使用者付費的公平原則，溝通清楚收取的標準並取得多數居民的認同，應該就能降低糾紛發生的機會。
另外，管理費的收取主要是用作支付社區例行經營維護所產生的費用，因此我們簡擬計算公式如下：
每單位平均分攤數＝每月需支付總費用（＝管理服務費＋公共水電費月平均數額＋保養維護費＋行政庶務費）÷共同分攤總數（？）
每月應分攤管理費＝每單位平均分攤數×所擁有單位總數
其中，共同分攤總數與所擁有單位總數的認定需一致。一般來說，社區常見的認定方式有下列幾種：
（1）按各戶所有權坪數計算，先計算出每坪數應負擔金額，再乘以各戶權狀所登記的持有坪數；
（2）按社區總戶數計算，每戶繳交相同的金額。
從實務經驗中發現，有些社區會視各戶的居住與公設使用情形，再細分出：
（1）空戶免費；
（2）空戶打折；
（3）依樓層高度訂不同計價標準（如一樓住戶因不使用電梯，故得以減免）。
上述各種方式皆有其優劣點，只要經過仔細的計算，並且通過區分所有權人的決議，就是適合社區所需的方式。

Q：欠繳管理費該如何處理？
A：針對「管理費欠繳」，我們建議處理方法有-
（1）先瞭解欠繳的原因
社區的管理者或被管理者都是由住戶所組成，大家都是鄰居若因為公共事務傷和氣是許多擔任委員職務者都不樂見的。因此若發生住戶欠繳管理費，我們會建議先與對方溝通以瞭解欠費的原因，若對方是不滿社區管理的成效，則誠意地溝通管理改善計畫，若對方是因個人財務困境，則可商討還款計畫，相信經由這樣的誠意溝通，非惡性欠費者應會立即補繳所欠的費用。
（2）透過社區鄰居柔性勸導
當委員出面溝通無效時，不妨請社區裡的鄰居長輩或與欠繳戶往來較頻繁的住戶，出面協助勸導，欠繳戶通常會基於日後相處和諧的考量，願意處理欠費。
（3）張貼催繳告示
管委會要落實管理的品質，規則制度的建立與維護是最重要的。通常社區會將住戶欠繳管理費的催繳程序訂定於規約中，因此一旦有欠繳情形達到規約中公告的標準時，務必要進行公告催繳的動作，藉此程序除了是能提醒欠繳戶盡早繳清欠費外（通常「公告周知」確會對欠繳戶形成一定的壓力），也是讓其他如期繳費的住戶瞭解管委會執行管理權利的決心。
（4）寄發存證信函
如果經由上述各種勸說方法，欠繳戶仍不繳清欠費，依據《公寓大廈管理條例》第二十一條之規定，管理委員會得寄發催繳存證信函，正式通知欠繳戶就積欠之管理費用限期繳納期限及逾期未繳之法律效果（得訴請法院命其給付應繳之金額及「遲延利息」-依大部分社區所參考之內政部規約範本，是可依「年息百分之十」請求）。

◆認識存證信函

所謂的存證信函，是指藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書，其功效除了備作證據，同時亦兼有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的意味。

那裡可以取得存證信函：可以到郵局購買，也可以自行至《中華郵政全球資訊網》下載存證信函格式之檔案，再印出使用。

催繳管理費的存證信函要寫哪些內容及應注意事項：
請寫上住戶（或區分所有權人）之門牌地址、欠繳期間、費用總額、繳納期限及拒繳之法律效果。

特別注意：存證信函為一式三份，且務必以「雙掛號」寄出，寄出後記得填寫「回執」（收件人簽收之證明）。

（5）申請支付命令
如果在寄發了存證信函通知催繳後，欠繳戶仍不出面清償的話，管委會可至所轄地方法院聲請「支付命令」；依據管理實務的經驗中發現，一般民眾在收到法院的文書函件時通常都會比較謹慎處理，管委會在此程序即達成催收目的甚多。

◆認識支付命令狀

債權人對債務人的請求，如果是請求給付一定數量的金錢（如新台幣拾萬元）、可代替物（如黑豆壹佰公斤）或有價證券（如股票），可請求法院對債務人發支付命令，督促債務人在收到支付命令後二十日內，向債權人清償並賠償程序費用。此種請求方法較通常訴訟程序簡便、迅速、省費用，且確定後的支付命令其效果與確定判決相同。

那裡可以聲請支付命令：可自行至《司法院網站-「便民服務」專區http://www.judicial.gov.tw/》「代撰書狀範例-民事訴訟部分」下載『聲請支付命令』檔案，再依實際事證填載使用。

（6）提起民事訴訟
如果欠繳戶就支付命令提出異議或支付命令無法送達時，管委會就必須尋「民事訴訟」程序處理了（A.金額十萬元以下，適用「小額訴訟程序」。B.十萬元至五十萬元之間，適用「簡易程序」。C.五十萬元以上則適用「通常程序」。三者主要差別在於「管轄法院」：A、B情形-由當地地方法院「簡易庭」管轄，C情形-則由當地地方法院「民事庭」管轄，就管轄或受理法院如有疑問，可向地方法院一樓聯合服務中心「訴訟輔導」處洽詢）。

哪裡可以取得小額訴訟程序起訴狀、民事起訴狀：可自行至《司法院網站-便民服務專區http://www.judicial.gov.tw/》「代撰書狀範例-民事訴訟部分」下載『小額訴訟程序起訴狀、民事起訴狀』檔案，再依實際事證填載使用。

Q：若管理費結餘過多，是否可以降低住戶的管理費？
A：的確有很多住戶當發現管理費呈現結餘狀態時，會要求管委會調降管理費以減輕負擔，但基於實務觀察的結果，我們建議不要輕易調降管理費，除了日後要再調漲回來有相當的困難度外，還必須考量到建築物本身及各種機器設備都會逐年提高維護修繕的花費，因此不妨與住戶們溝通，將目前結餘的管理費轉存入公共基金，為日後的花費提前做準備。