其實存證信函很容易寫,大家可以依下面的教學自行完成,在絕大多數的法律關係上,就不必花大錢找律師代筆囉! 1.存證信函的格式 首先到郵局購買郵局印好的存證信函用紙或以「其他同格式紙張」(例如將存證信函用紙自行影印)來書寫;以其他同格式紙張所寫的存證信函,它的格式要符合A4尺寸大小;也可以上郵局的網站去下載存證信函的格式後,在電腦上開始打字或列印下來再撰寫,當然電腦列印出來的格式也要A4的尺寸。 存證信函格式,請上中華郵政全球資訊網,網址: http://www.post.gov.tw/post/index.jsp 接著再點選→便民服務→下載專區→【存證信函格式】即可下載。 2.「寄件人」、「收件人」與「副本收件人」欄內的部分 (1)在存證信函的「寄件人」與「收件人」的欄位上分別寫出自己與對方的姓名、地址,最好也寫明自己的聯絡電話,方便對方聯繫。 如果自己或對方是公司行號,就要寫明公司行號的名稱、負責人姓名、營業所或事務所地址,有公司統一編號的話,也一併寫上。 (2)「副本收件人」的欄位可寫上相關的人或機構,如果沒有利害關係人需要通知,就可以不用寫。 3.「本文」欄內的部分 (1)每張存證信函的本文欄位分為十行,每行20格,若包括標點符號在內,每張可寫200個字,讀者可以完全不空格地從第一格開始寫。 (2)通常是先將原因關係依你所認知的事實來書寫,再將你所遭遇的狀況及你的憤怒與不滿表明在後。書寫這個部分時,要清楚地書明人(當事人)、事(事實經過)、時(發生的時間)、地(發生地)、物(標的物)等幾個要項,愈具體愈好,切忌曖昧不清。 ※所以原因關係的描述:最好是以「時間」為主軸,再以期間的人、事、地、物貫穿於其上。 (3)簡單扼要地寫完原因關係後,接下來就是要表明你要主張的內容,寄件人務必要清楚寫明你的目的,例如:作買賣的,要求廠商應合理解決爭端的方式,就要寫清楚你是希望退貨、退款、解除契約還是要求減少價金等,千萬不要含糊、不清不楚。 (4)催告性質的存證信函還要記得寫上期限,例如:請於文到三日內…如何如何,也就是限期對方在某某日前答覆或直接要求對方如何解決。 (5)最後則是書寫對方如不予理會,將採取的其他途徑,例如:訴訟、報警、報紙廣告等等方式(注意!手段必須合法),最後別忘了加句「以免訟累」或「請台端自重,希勿自誤」或「請台端衡量輕重,配合照辦,是祈」等句子做為結尾。 案例:以交通事故的例子來說,如果機車騎士因計程車司機超車不慎擦撞到機車,導致機車受損,肇事的運將雖然當場表示願意負擔修車費用,卻遲未支付,假如機車騎士想先以存證信函進行催討時,他在存證信函中就可以依上述的步驟來書寫: 本人(當事人中的被害人)於民國97年5月20日下午3時許(發生的時間),騎乘本人所有車號ABC-123之機車(標的物)行經台北市大安區新生南路與忠孝東路口時(發生地)與台端所駕駛之計程車發生擦撞事故,台端表明願意負擔本人的機車修理費用;惟迄今卻未見支付,台端又刻意迴避接聽本人來電(事實經過),特函告知修車費用共計新台幣六千元整,本人已先行墊付,收據如附件影本,請儘速匯款(表明目的),如於文到三日內未為清償(期限),本人將依法起訴求償,為免訟累,希勿自誤。 本案例的存證信函內容,未超過200字,所以一份存證信函只要用到一張就可以了。 因為存證信函存證費的首頁,郵局要收新臺幣50元,續頁起的每頁或有附件時,每張是以新臺幣25元計來價。 重點是,只要把事實、目的及要求寫清楚就好,內容要依事實陳述,要寫就要有效果,否則對方仍然可以反駁、甚至不理你的。所以不須加油添醋地儘寫一些無關本案情節或抒發不滿情緒的內容,免得浪費篇幅,和自己的荷包過意不去。 4.「備註」欄內的部分 寄件人除了要注意存證信函下方「備註」欄內的各項說明外,萬一存證信函的內容,文字有塗改增刪的必要時,應該在「備註」欄內註明訂正╱刪除╱插入何字,並由寄件人在修改的地方簽章,而且每頁塗改增刪的字數不得超過二十字。 存證信函格式,請上中華郵政全球資訊網【下載專區】,網址: http://www.post.gov.tw/post/index.jsp 接著再點選【存證信函格式】即可下載。 法蘭客最新力作:如何處理車禍糾紛? 2015年1月出版‧請向各大網路書店平台訂購 其他著作:法律保護誰? 2012年出版,已三刷 【什麼是存證信函】 【存證信函的目的】 1.可以留下證據資料。2.可以表明自己立場。3.可以警告對方出面。4.可以進行交涉談判。 【存證信函的寫法】 2.撰寫存證信函須注意事項: 撰寫存證信函須掌握時機(法律時效、合理催告時間)及重點。並應注意人(當事人)、事(何種法律行為)、時(為法律行為時間)、地(法律行為地)、物(標的物)等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」,例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等,不可含糊不清,亦可多利用免費範本進行修改。免費各式存證信函範本 3.如有塗改須註明字數並蓋章: 存證信函內文字如有塗改增刪,應於備註欄內註明,並由蓋寄件人簽章,每頁塗改增刪不得逾20字。建議可以先在電腦上完成內容再印出。也可以打好草稿,再利用「免費線上存證信函系統」印出。 4.至郵局用雙掛號寄出: 書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查,如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章,檢查無誤後即受理寄出。 5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存: 郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要,務必妥善保存,不可遺失。 【寄送費用】 【存證信函保存期限】 自寄送日起,由郵局保存三年,期滿郵局得銷燬之。因此三年內寄件人可以持原憑證向原寄送郵局申請查閱!若憑證遺失或喪失也可以寄件人之身分證明申請之。 【存證信函被拒收】 有些惡質商家或是債務人存心賴帳,知道是存證會故意不收,如果對方拒收存證信函,可以為下列處理: 1.退回來的存證信函完整保留不要拆封,信封上本身就是證據,會有退件理由,譬如查無此人。 2.一般存證信函會針對聯絡地址寄發,若被退回可以再對戶籍地址寄發一次。 3.可以作為應送達處所不明的證明,進而向法院聲請公示送達,照樣可以讓意思表示發生效力。 |